Töötajad tahavad tööandjalt samasugust kasutajakogemust, nagu saavad iga päev muid teenuseid kasutades, olgu selleks äpi kaudu söögi tellimine või laste andmete vaatamine eKoolis.
„Töötaja tahab endaga seotud infot näha ühest kohast,“ selgitas HR-entusiast Sirli Vaher Äripäeva raadio saates „Kasvukursil”. Kui võtad tööle särasilmse inimese ning saadad ta puhkust ühest ja lähetust teisest kohast vormistama, ei tea, milliseid koolitusi ta on läbinud ja saadad palgateatised meili teel, võib see valusalt kätte maksta. Kui tööandja tehnoloogia arenguga kaasas ei käi, napsatakse hea töötaja lihtsalt ära.
Personalitarkvara muudab juhtimist
„Nutikad lahendused on osa vastastikusest investeeringust,“ kinnitas Grant Thornton Balticu partner ja raamatupidamise valdkonna juht Gaily Kuusik. Kui töötaja panustab ettevõttesse, tuleb vastata samaga. Kuusik näeb turul suundumust, et senine arvamus, nagu piisaks raamatupidamistarkvarast kõige vajaliku haldamiseks, enam ei kehti. Praegu on näha, et ka personalitarkvara võetakse juurde.
Saatekülalised toovad nii enda kui ka teiste kogemuste põhjal välja personalitarkvara kasutamisega kaasnevaid plusse.
1. Ajavõit ja efektiivsus
Kuna personalitarkvara digitaliseerib suure osa käsitsi tehtavast tööst, hoiab see kokku umbes poole personali- ja palgaarvestaja tööajast.
Eesti rakendusuuringute keskuses Metrosert töötab 127 inimest. „Puhkuste ja haiguslehtede käsitsi menetlemine võtab umbes neli täispikka tööpäeva kuus,“ nentis firma inimeste ja töökultuuri valdkonna juht Helina Pajussaar.
Fujitsu personalitarkvara Persona tootejuht Sirli Vaher ütles, et just juhi tööaja kokku hoidmine on tihti argument, miks hakatakse digitaliseerima. „Juhi tööaeg on kõige kallim ja nemad on kõige rohkem frustreeritud, kui peavad oma protsesse haldama eri kohtades.”
„Juhina mulle meeldib, et kui ma olen korra infot hallanud, siis rohkem see minu lauale ei jõua. Tööprotsessid peaksid olema juhitud nii, et ühte sammu ei tuleks mitu korda teha. See on kõigi ootus, sest infot, mis meie käest läbi käib, on palju ja tempo kiire – ei taha iga päev teha samu tegevusi. See ootus on inimlik,” täiendas Grant Thornton Balticu partner Gaily Kuusik.
Kui info on korra süsteemi lisatud, näiteks töötaja sisestab oma isikukoodi sisseelamisprotsessi käigus, ei pea seda enam kuskilt uuesti küsima ega teist korda sisestama. See on automatiseerimise mõte.
„Personalijuhi jaoks on kõige hullem töölepingute muutmine, mida tuleb teha igal aastal. Avad Wordi faili, lepingu, sisestad uue palganumbri, salvestad, saadad meiliga laiali,” meenutas Vaher aega, kui ta töötas suurfirmas personalijuhina.
Kui ettevõttel on palgaarvestuseks ja dokumendihalduseks mitu kohta ja protsessi, lisaks hulk andmetabeleid, on järelikult palju kohti, kus tekib eksimise risk. Kui palk ei ole õigel päeval kontol või seal on vale summa, rikub see töötaja usaldust tööandja suhtes.
2. Mugavus
Heas iseteeninduskeskkonnas saab praktiliselt kõike näha, see on infokanal tööandja ja töötaja vahel. „Töötaja saab vaadata, milline on hetkeseisuga puhkusejääk, kuhu koolitusele saab minna ja milliseid hüvesid kasutada. Võib-olla on seal teade, et täna saab köögis vastlakukleid,“ kirjeldas Vaher.
Kuusik tõi näite, millega oli äsja kokku puutunud – oli vaja planeerida osakonna koosolekut. Selleks viskas ta pilgu HR-tarkvarasse, et vaadata 60 inimese graafikut, sai ülevaate, kes millal puhkab ja millal on kõik kontoris. Imelihtne.
Juhi jaoks on ka oluline, et saaks mugavalt silma peal hoida oma meeskonna pädevustel, sh sellel, kas kõik vajalikud koolitused on läbitud. „Raamatupidamisteenuse kvaliteedi seisukohast on oluline, et inimesed oleksid muudatustega kursis. Mündi teise külje – mõtlen töötajaks olemise peale – puhul on suur väärtus selles, et tööandjal on logi minu läbitud koolituste kohta. See on nagu seljakott, kuhu vaadata, milliseid teemasid olen läbinud, kas minu teadmised on turul adekvaatsed ja päevakohased,” tõi Kuusik välja.
Pajussaar lisas näidete loetellu töötaja sisseelamise. „Kui uus töötaja tuleb ettevõttesse, on talle kindlal perioodil ette nähtud kindlad tegevused. Juhil on tarkvaras ülihea vaadata, kui kaugel ta nendega on ja millised andmed on edastatud. Hiljem näeb, kas on tulemas tagasisidevestlus ja millal.”
3. Abiks otsuste tegemisel
Tarkvarasse kogunevad andmed, mustrid ja nende analüüsimine aitavad juhtidel otsuseid teha. See viib kõhutundelt andmepõhisele juhtimisele. Ideaalis peab oluline info juhini jõudma hästi lihtsalt, mahtudes ühele A4 lehele või graafikule. Juht näeb, milliste teemadega tuleb kiiremas korras tegeleda. Ideaalis võiks see info juhini jõuda reaalajas.
„Põhinõue on see, et info oleks tarkvarade vahel liigutatav. Info, mille tarkvarasse sisestame, peame saama ka sealt välja võtta, nii et saan selle andmelattu panna ja n-ö suuremat pilti näha. Juhina soovin näha infot selle kohta, milline on minu töötajate palk võrreldes konkurentidega. Kas pean sammu või peaksin tempot tõstma? Samamoodi käibega. Juhi jaoks on väga vajalik ette planeerida, mitte kasutada ainult kõhutunnet ja näha seda, mis eile juhtus,” rääkis Kuusik.
Tulevikus liigutakse tema sõnul sinnapoole, et ettevõte näeb jooksvat vaadet selle kohta, mis olukorras osakond hetkel on, mida teevad konkurendid ja kuhu liigub turg. Seda infot saab ka töötajatele kuvada. Turg ootab läbipaistvust ja palgadirektiiv on vaid üks näide selle ootuse kohta.
Ka Vaher näeb, et tulevikus saab personaliosakonna käsutuses olevaid andmeid paremini prognoosimiseks kasutada. „Oletame, et sul on Pärnu rannas kohvik. On palju avalikke andmeid – näiteks, et homme on päiksepaisteline ilm. Võiks ju kelluke heliseda telefonis, et pead rannakohvikusse homme rohkem töötajaid planeerima.”
Mida personalitarkvara valimisel silmas pidada?
- Mõtle läbi, kui palju käsitsitööd personaliosakond teeb. Miks juhite oma protsesse just nii? Kas muudatusi on vaja? Kui palju inimesi personaliosakond haldab, kui kiirelt ja täpselt peab sisend palgaarvestusse jõudma? Kas töötajad on praegusega rahul? Kas tegelikult saame raamatupidamisprogrammiga kõik vajadused kaetud?
- Tee selgeks, mida vajab raamatupidaja palgaarvestuseks, mida küsib töötaja oma igapäevastes tegevustes ja mida ootab juht. Kui need ootused kokku koguda, saab hea pildi osapoolte vajadustest.
- Vaatle digitaliseerimist ettevõttes tervikuna. Personalitarkvara on seotud ERP-süsteemiga, tootmisega, uksekaartide süsteemi ja muuga. Kõik on omavahel seotud ja andmed peavad liikuma automaatselt.
- Mõtle, kui palju soovid investeerida, kui kiire sul muudatusega on ja kui paindlik tahad olla. Saad täna katsetada ühte funktsiooni, homme teist ja maksta selle eest, mida kasutasid. Võimalus on mooduleid järk-järgult juurde võtta.
- Kaalu, kas ettevõte võidaks enam pilvelahendusest või serveris asuvast tarkvarast. Kas ettevõttele sobib standardlahendus või soovib ta seda ise oma soovide järgi arendada? Kas soovid, et näiteks maksumuudatuste kehtima hakkamisel oleksid uued maksumäärad automaatselt tarkvarasse sisestatud?
- Uuri, kas tarkvara tagab kvaliteetse sisendi palgaarvestuseks sellisena, et see vastab Eesti seadusandlusele. See on eriti oluline rahvusvahelistele ettevõtetele, kellel on ettevõtteid erinevates riikides ja kes tahavad ühte ja sama tarkvara kasutada.
- Mõtle, kui oluline on ettevõtte jaoks andmete turvalisus. See on tähtis töötajate õiguste haldamise seisukohast, et näiteks lahkuv töötaja ei saaks klientide andmeid näha. Teisest küljest on tähtis ka see, kuidas teenusepakkuja andmekaitse ja -turbe nõudeid täidab, kes katab andmelekke puhul kulud jms.
- Ära alahinda oma töötajaid. Tihti usutakse, et nad ei ole valmis ega suuda digitaliseerimisega kaasa tulla. Kogu ettevõttes fänne ja asu väikeste sammude kaupa teele. Räägi muudatustest avatult.
Kuula saatest „Kasvukursil”, kuidas tehnoloogia muudab personalitööd, millise osa tööst HR-tarkvara ära teeb, milliseid riske maandab ja millega tuleks arvestada, kui tarkvara valida ja kasutama hakata.
Kuula saadet
Kuula „Kasvukursil“ kõiki saateid järgi meie teemalehel
Võta meiega ühendust
Intervjueeris Mai Kroonmäe
Fotol vasakult paremale: Sirli Vaher, Gaily Kuusik, Helina Pajussaar
Foto autor: Mai Kroonmäe
