Kriisijuhtimine

Grant Thorntoni personalijuht: kriisi ajal jaga infot pigem rohkem kui vähem

Autor: Kai Miller, personaliuudised.ee juht

Grant Thornton Balticu personalijuht Marge Litvinova ütleb, et kuna viirus on toonud kaasa majanduskriisi, siis on see nende töötajate seas palju ebakindlust tekitanud – milline saab olema nende tulevik, kas töökoht on olemas ka mõne kuu pärast jne. „Meie pole veel pidanud erinevaid meetmeid kasutusele võtma, kuid seda on pidanud tegema mitmed meie kliendid ja näeme seda valu kõrvalt,ˮ kommenteerib Litvinova.

Töö läheb edasi täistuuridel

Õigus-, finants-, maksu- jm nõustamist pakkuvas Grant Thornton Balticus algasid ettevalmistused viiruste perioodiks juba mitu kuud enne koroonakriisi saabumist. Marge Litvinova ütleb, et sügisel vaktsineeriti ettevõtte kulul kõiki soovijaid gripi vastu ja desinfitseerimisvahendid olid kontoris olemas juba oktoobris-novembris. „Oleme alati palunud haigestunud töötajatel töölt eemale jääda. Inimene saab ise otsustada, kas ta soovib jätkata köha-nohuga tööd kodukontoris või võtab haiguslehe. Veebruari teises pooles, kui koroonaviirus oli jõudnud Euroopasse ja eelkõige Itaaliasse, arutasime esimest korda, kuidas peaksime toimima riskipiirkonnast puhkuselt naasnute töötajatega. Kuna olukord eskaleerus kiiresti, kehtestas ka riik karantiininõuded ning meie omakorda võimaldasime jätkata tööd distantsilt ka karantiinis olijatel.ˮ

Litvinova selgitab, et aasta esimeses pooles on ettevõtte tegevusvaldkonnas tipphooaeg. Audiitorid auditeerivad ettevõtteid ja raamatupidamisteenuste puhul tekitavad lisakoormuse aastaaruanded. Auditi spetsiifika on ka see, et auditeerimisprotsessi käigus külastatakse palju kliente. „Seetõttu oli töötajatel keskmisest suurem oht nii ise nakatuda kui ka nakkust edasi anda. Juba enne eriolukorra väljakuulutamist toimusid meil ettevõttesisesed arutelud töökorralduse muutmiseks ning vahetute kohapealsete kliendikontaktide minimeerimiseks. Meie töötajad ja kliendid on ettevõtte suurim vara ning pidime tegema kõik vajaliku nii töötajate kui ka klientide kaitsmiseks. Näiteks võtsime eesmärgi organiseerida auditi meeskondade töö maksimaalselt kontoris ja/või kodukontoris tehtavaks ning kontakteeruti klientidega, et vaadata üle auditiplaan ja töökorraldus. Kohapealsed kohtumised sai edukalt asendada kas telefoni- või videokõnedega läbi Teamsi,ˮ võtab Litvinova kokku.

„Kui eriolukord välja kuulutati, oli selge see, et peame võimalusel siirduma kodukontoritesse. Oleme oma ettevõttes kodukontoris töötamise võimalust juba pikalt praktiseerinud. See ei ole olnud kuidagi piiratud, vaid iga töötaja on kasutanud seda oma vajaduse järgi nii palju kui vaja. Seetõttu ei olnud üleminek keeruline. Töövahendid ja IT-süsteemid on soetatud ja üles ehitatud võttes arvesse seda, et teeme aeg-ajalt kaugtööd. Me ei ole sulgenud kontorit täielikult ja endiselt võivad inimesed ka kontoris töötada. Siiski võib öelda, et ligi 90% töötajatest teeb hetkel kaugtööd,ˮ räägib Litvinova ja lisab, et kuna töövahenditeks on sülearvutid, siis pakuti kohe välja võimalus viia koju ka suur kuvar ja arvutidokk. Üks töötaja võttis kaasa kontoritooli.

Raamatupidamisteenuste ja auditi valdkonda ei ole Litvinova sõnul eriolukord praegu palju mõjutanud – tööd jagub. Siiski tuleb arvestada seda, et nii auditis kui raamatupidamises tegeletakse juba lõppenud perioodi majandusaasta aruannetega ja kriisi mõjud ilmnevad alles edaspidi, mis võib omakorda mõjutada ka nende ettevõtet. Ka nõustamisvaldkonnas on eriolukorra tõttu esile tõusnud mitmed uued teemad ning ettevõtted vajavad rohkem abi ja konsulteerimist näiteks töösuhete valdkonnas, uuritakse, kuidas kasutada riigipoolseid meetmeid, tekkinud on maksustamise küsimused jne.

Koosolekuid tavapärasest rohkem

Litvinova sõnul on töötajate jaoks oluline see, et nad ei jääks kodukontoris üksi. „Seetõttu on olnud meie peamine eesmärk jätkata tavapärast tööd, lihtsalt töökoht ja -vahendid, mida kasutame, on pisut erinevad. Kõik tavapärased koosolekud, arutelud ja neljasilmavestlused toimuvad endiselt ning nende läbiviimiseks saab edukalt rakendada videokõnesid, milleks kasutame Microsoft Teamsi. Näiteks oleme juba aastaid traditsiooniliselt viinud läbi iga kuu viimasel reedel infotunni kõigile töötajatele ja märtsi lõpus ühendus ligi 100 töötajat Teamsi kaudu infotundi kuulama.ˮ

Muutunud on Litvinova sõnul aga see, et eriolukorras on hakatud tegema lisakoosolekud. Näiteks vahetavad valdkondade juhid ja partnerid infot igal nädalal. „Kriis ei ole meie valdkonda veel jõudnud, kuid peame hoidma silma peal klientide olukorral ning rahavoogudel. Lisaks oleme töötajatele hakanud saatma iganädalast infokirja. Infokirjas anname ülevaate nii ettevõtte olukorrast ja plaanidest üldiselt kui ka eri osakondade tegemistest. Arutelud Grant Thorntoni erinevate liikmesriikide vahel toimuvad samuti igal nädalal nii tegevjuhtide kui ka personalijuhtide ringis. Võib öelda, et see olukord on ülemaailmne ühine mure ja teised riigid seisavad silmitsi täpselt samasuguste väljakutsetega nagu meiegi,ˮ selgitab Litvinova olukorda.

Positiivse näitena toob Litvinova olukorra, kus üks kolleeg lahkus ettevõttest, et suunduda vastu uutele väljakutsetele. Tema tänamiseks koguneti samuti Teamsi ja töötajate tagasiside oli pärast seda positiivne. Seega kõikvõimalikud virtuaalsed kogenemised, kohvipausid jm koosviibimised on praeguses hetkel väga tähtsad ja videokõned aitavad kindlasti kaasa ühtsustunde säilitamisele, arvab Litvinova.

Lisaks on töötajatele saadetud valik harjutustest, mida kodukontoris iseseisvalt teha. Paljudel töötajatel ei ole töötingimused (tool, laud) võrreldavad kontoris oleva töökeskkonnaga. „Meil on hetkel käimas ka liikumisvõistlus Endomondos, mille abil oleme ergutanud töötajaid rohkem liikuma ja mitte unustama ennast pikaks päevaks sundasendisse tööle.ˮ Samuti lisab Litvinova, et pärast esimest nädalat küsiti töötajatelt ka tagasisidet – selgus, et 63% töötajatest hindas ettevõtte kaugtöö korraldust väga heaks ja 29% heaks.

Peamised kriisiolukorra väljakutsed, mida Litvinova esile tõstab.

  • Laste kõrvalt töötamine. Kollektiivis on palju lapsevanemaid, kellel tuleb lapsi näiteks koolitöödel toetada. Või on peres väga väiksed lapsed, mis tähendab seda, et tõhus töötamine üheksast viieni ei ole võimalik ja reaalsuses venivad tööpäevad pikemaks. See on töötajate jaoks topeltkoormus ning piir töö ja eraelu vahel kipub häguseks muutuma.
  • Töökoht ja -vahendid: töökoha ergonoomika. Inimeste kodud on erinevad, näiteks ei ole alati kodus korralikku töölauda ja tooli, on vähe ruumi, sundasend, suur kuvar ei mahu ära jm.
  • Tehniline pool: kodune interneti kiirus, serverisse dokumentide laadimine on aeglane, skaneerimise/printimise võimalused puuduvad.
  • Suhtlemine. E-kirja teel suhtlemise kiirus on muutunud aeglasemaks (nii klientide poolest kui ka ettevõtte sees), uute töötajate ja praktikantide juhendamine on keerukam, puudub vahetu kohapealne suhtlus (video aitab, kuid ei asenda täielikult traditsioonilist kohvipausi kolleegidega).
  • Motivatsiooni hoidmine: distsipliin ja efektiivne aja planeerimine.

Rutiini ja huumori tähtsus

Litvinova usub, et uus reaalsus paneb paljusid ettevõtteid vaatama läbi oma senist töökorraldust, IT-lahendusi, töövahendeid. „Julgustan valdkondi, kus paindlik töökorraldus nii aja kui ka asukoha poolest oleks võimalik, seda julgemalt praktiseerima. Kõige olulisem pool on siiski infovahetus. Kriisiolukorras peab ettevõtte jagama infot pigem rohkem kui vähem. Kuna viirus on toonud kaasa majanduskriisi, siis on see töötajate seas palju ebakindlust tekitanud – milline saab olema nende tulevik, kas töökoht on olemas ka mõne kuu pärast jne. Meie pole veel pidanud erinevaid meetmeid kasutusele võtma, kuid seda on pidanud tegema mitmed meie kliendid ja näeme seda valu kõrvalt,ˮ selgitab Litvinova.

„Samuti oleme mõistnud, et lisaks e-postile saab varasema näost näkku suhtlemise asendada teiste kommunikatsioonikanalitega (Skype, Teams, Zoom, telefonikõned). Tavapärased koosolekud, vestlused ja kohtumised ei pea ootele jääma seetõttu, et töökohad on kolinud koju. Inimesi aitab see, kui rutiinid säilitatakse.ˮ

Litvinova ütleb, et ettevõttes on õpitud ka seda, et ootamatud olukorrad võivad tabada üleöö. „Siiski tuleb säilitada kaine mõistus ja jääda kahe jalaga maa peale. Hea on olnud saada kinnitust, et oleme olnud õigel teel oma varasemas paindlikkus töökorralduses. Ka hea huumor peab kriisiolukorras alles jääma,ˮ soovitab personalijuht.

Artikkel ilmus 13. aprillil 2020 personaliuudised.ee.