Väiksemas ettevõttes võib uue tarkvara juurutamine võtta kolm-neli kuud, suurettevõtetes ka paar aastat. Muudatuste juhtimine on erakordselt oluline, et vahetus õnnestuks.
„Näiteks kliendihalduse tarkvara (CRM) vahetades nähakse kurja vaeva, et panna müügimeeskond uues keskkonnas korralikult andmeid sisestama ja lahendust kasutama,“ rääkis Itera müügi- ja turundusjuht Marek Maido. Seega peaks korraliku sisekommunikatsiooniga alustama kohe esimesest päevast.
Grant Thornton Balticu partner ja kliendikogemuse juht Terje Liiv rõhutas, et esiteks peab ettevõttes selgeks tegema, keda täpselt konkreetne tarkvaravahetus või -uuendus puudutab.
Töötajate teavitamata jätmine viib otseteed kriisini
„Meil oli koroonakriisi ajal kaks markantset näidet, kus juhtkond ei teavitanud väga suurest muudatusest, mis ettevõttes toimub,” meenutas Maido. „Juurutasime suurel hulgikaubanduse ettevõttel uut tarkvara ja laohaldust, mis enne käis käsitsi paberite peal ja muutus elektrooniliseks. See tähendas ka seda, et sa ei saa minna lattu ja võtta sealt mida iganes, ja panna tagasi, kuhu sa tahad, vaid kõiki asju pidi süsteemis registreerima,” selgitas Maido.
Kuna ettevõte polnud aga töötajatele muudatust kommunikeerinud, olid kõik töötajad esimesel päeval rivis ja ütlesid, et me kas lähme kõik kollektiivselt haiguslehele või viskame selle lahenduse prügikasti.
„See oli meie jaoks ka esmakordne kogemus. Ettevõtte juhtkond helistas meile ja küsis, mida teha. Pidime üles ehitama kogu kommunikatsiooniprojekti, kuidas inimesi veenda lahendusega edasi minema.” Õnneks oli selles ettevõttes lool õnnelik lõpp, aga juhtum on ehe näide sellest, kuidas kommunikatsiooniga võib alt minna.
Eelanalüüs on hea lõpptulemuse nurgakivi
Börsil noteeritud kommunaalettevõtte Tallinna Vesi finantskontroller Marjo Kallasmaa rõhutas ka eelanalüüsi vajadust, mis aitaks eelarvet ja ajagraafikut ohjes hoida. Sellega on nad saanud ka valusa õppetunni. „Me ei teinud eelanalüüsi ja see maksis kätte,” rääkis Kallasmaa börsiettevõtte eelmisest tarkvarauuendusest.
Tihti vastavad kliendid Maido sõnul eelanalüüsi hinnapakkumise peale, et „oi-oi-oi kui kallis”. „Aga ongi kallis, kui ma ei oska vastata, mis on eesmärk, millist äririski või äristrateegilist eesmärki lahenduse juurutamisega tahetakse saavutada,” rääkis Itera esindaja.
Korralik analüüsidokument tagab projekti edu, sest projekti alguses tehtud viga võimendub eksponentsiaalselt, mida hiljem viga märgatakse. „Analüüsi ajal vea parandamine on väga lihtne, aga kui oleme suurema osa distantsist ära jooksnud ja siis selgub, et üks oluline asi on puudu, siis see võib minna väga kalliks. Reeglina maksab selle kinni just tellija,” hoiatas Marek Maido.
Iga ettevõtte on IT-ettevõte
Kaks väga head näidet, mis illustreerivad tarkvaralahenduste olulisust meie igapäevaasjade toimimise juures, on New Yorgi lennujaam, mis jäi pimedaks pooleteiseks minutiks, ja infosüsteem nimega SKAIS, mille abil Eesti pensioneid maksab.
„New Yorgi lennujaamas, mis on maailma ühe kõige tihedama liiklusega, kasutati umbes 30 aastat vana lahendust, mida polnud siiani uuendatud. Nad kasutavad arvuteid, millel on flopidiskid,” rääkis Maido. Ta lisas, et ka Eestis kasutatavat SKAIS-i pole enam kui 25 aastat uuendatud ja riik on olukorras, kus me ilmselt ei suuda toimimist selliselt jätkata või vähemalt tagada süsteemi igapäevast toimimist.
Ka Tallinna Vee tarkvara oli tublisti üle kümne aasta uuendamata. „Tarkvara funktsioonid hakkasid aeglustuma ja selle peale ei olnud mõtet ehitada täiendavaid arendusi, sest tarkvara enam ei ühildunud uute programmidega,“ rääkis Kallasmaa.
Paljud Eesti keskmised ja suuremad organisatsioonid said alguse 1990-ndatel aastatel või 2000-ndate alguses. „15–20 aasta jooksul on kasv olnud piisav selleks, et lapitekina ehitatud lahendused hakkavad kärisema või ei toeta enam tänapäevaseid protsesse ja vajadusi,” kinnitas ka Itera esindaja. See on ka üks peamine põhjus, miks ettevõtted hakkavad tarkvaralahenduste uuendamise võimaluste järele ringi vaatama.
Kuulake saadet
Kuulake „Kasvukursil“ kõiki saateid järgi meie teemalehel
Võtke meiega ühendust
Intervjueeris Ireene Kilusk
Fotol vasakult paremale: Grant Thornton Balticu partner ja kliendikogemuse juht Terje Liiv, Tallinna Vee finantskontroller Marjo Kallasmaa ja Itera müügi- ja turundusjuht Marek Maido.
Foto autor: Andres Laanem
