Möödunud aasta lõpus jõustus esimestes Euroopa Liidu riikides direktiiv, mis kohustab ettevõtteid vilepuhujaid kaitsma. Muu hulgas tuleb tagada firmasiseselt probleemidele osundajate konfidentsiaalsus ja turvalisus. Samuti ei tohi organisatsiooni tegevuse kritiseerimise eest kedagi vallandada ega pidurdada tema edutamist.
„Vilepuhujat ei tohi kohelda teistest erinevalt, teda diskrimineerida või kiusata tulenevalt sellest, et ta on mingile probleemile vihjanud,“ rõhutas nõustamisettevõtte Grant Thornton Balticu riskijuhtimise teenuste valdkonna juht Kai Paalberg Äripäeva raadio saates „Kasvukursil“. „Kõige tähtsam on konfidentsiaalsuse kaitse, et vihje andja tunneks end turvaliselt ja tema antavat informatsiooni hoitaks kogu selle menetlemise protsessi käigus saladuses ega avalikustataks ilma vilepuhuja loata.“
Sisuliselt peavad ettevõtjad direktiivi kohaselt tagama igale oma töötajale võimaluse probleemide üle anonüümselt kurta ja looma selleks turvalise süsteemi või lahenduse. „Vihjeliin võib olla erineva kujuga, olgu selleks siis telefon või portaal, aga ka füüsiline postkast, kuhu saab vihje teha,“ ütles Ramirent Grupi siseaudiitor Andre Kaldamäe.
Direktiivist lähtuvad siseriiklikud seadused vilepuhujate kaitseks on tänaseks vastu võtnud Rootsi ja Taani ning seal on oodata nende reeglite jõustumist käesoleva aasta 17. detsembril. Eestis on vastav seaduseelnõu läbinud esimese kooskõlastusringi ja on hetkel justiitsministeeriumis täiendamisel.
Kuigi sel aastal siin kirjeldatud nõuded seaduse kuju veel ei võta, soovitavad nii Kaldamäe kui Paalberg uute reeglite juurutamisele juba varakult mõelda. Tähtis on meeles pidada, et esialgu puudutab direktiiv enam kui 200 töötajaga firmasid, kuid peagi lisanduvad sellesse ringi ka ettevõtted, kus on 50 ja enam töötajat.
Samas rõhutab Kaldamäe, et uus direktiiv ei tähenda seda, et vilepuhujat üldse näiteks vallanda ei saaks. „Lihtsalt teda ei saa teistest teistmoodi kohelda – kui ta on põhjust andnud, saab ta ikkagi lahti lasta, ainult vihje andmise eest ei saa karistada,“ selgitas ekspert.
Kaldamäel on vihjeliiniga pikaajaline kogemus, kuna Ramirendis, kus ta siseaudiitorina töötab, on ettevõtte soovil anonüümselt muresid kuulatud juba 2009. aastast. „Olime toona Helsingi börsil, sellest tulenevalt oli hoolsuskohustus senisest veelgi kõrgem ning vihjeliini sisseviimine aitas seda täita,“ rääkis ta. „Parem on alati teada, mis on pahasti, parem, kui lugeda sellest uudistest, et põleb.“
Ramirendis saab probleemidest teavitada nii vihjeliini kaudu, aga ka pöördudes otse juhtide ja juhtkonna poole. Esimesel juhul on tegemist veebiportaaliga, kus inimesed saavad jätta konfidentsiaalselt vihjeid ning ainut siseaudit näeb nende sisu. Siseaudiitorid on seejuures ettevõttest sõltumatud, tegutsevad oma eelarvega ning neid ei saa nii lihtsasti vallandada.
„Vihje laekumisel otsustame, kas hakkame seda ise uurima, või suuname selle ümber sõnastatuna kellelegi adekvaatsemale edasi,“ rääkis Kaldamäe. Tema sõnul on viimasel juhul oluline tagada, et kui vihje puudutab mõnda konkreetset ja väheste inimeste arvuga üksust, et ka siis poleks vihjeandja tuvastatav.
Kaldamäe rõhutas, et vihje menetleja ülesanne on asjaolude võimalikult täpne väljaselgitamine, kuid mitte juhtunule hinnangu andmine. „Meie selgitame välja faktid, meil on ligipääs andmetele ja inimestele, kuid me ei lahenda probleemi, edastame selle info juhtkonnale, nemad otsustavad, mis teha, kas kellelegi on vaja öelda „head aega“ või muud.“
Vihjed esitatakse reeglina siiras usus, et midagi on valesti. „Samas võib see vihje olla üldine või ebatäpne, me ei saa aru, milles on probleem, ja nende vihjetega pole rohkem midagi teha,“ nentis Kaldamäe. „Samas on ka vihjeid, kus on palju rohkem uurida, ja see tuleb tavaliselt ootamatult,“ viitas ta sellele, et töörütm võib vihjeliini tõttu sassi minna. Kaldamäe nendib, et ette satub ka vihjed, kus võib tegu olla lihtsalt poriloopimisega.
Kõige tähtsam on aga ekspertide hinnangul see, et vihje andja tunneks oma probleemi tähtsust. Tahetakse näha tulemusi või vähemalt, et vihjega tegeletakse. Muidu võib juhtuda, et inimene läheb abi otsima mujalt ning peagi leitakse probleem jällegi meediast. „Kuna vihje andmisega kaasneb risk, võib ka juhtuda, et kui teatakse, et tulemust nagunii pole, siis ei hakata asjatut riski võtma,“ selgitas Kaldamäe.
Kokku on Ramirendi üksustes üheksa vihjeliini ja vihjeid laekub nende kaudu umbes 15 aastas.
Lisaks sellele, et töötajad kardavad oma konfidentsiaalsuse ja seeläbi turvalisuse pärast, tuleb vihjeliini sisseseadmisel arvestada ka sellega, et vihje poleks kergesti äratuntav. „Sageli juhtub, et vihjeandjate ringi saab kergesti piirata 1-3 inimese peale. Niisiis on oluline, et keegi vihjet edastades seda hägustaks või ümber sõnastaks,“ ütles Kaldamäe.
Juhtkonna peamiste hirmude hulka kuulub usk, justkui probleemidele osundamine tähendaks kaebamist või koputamist. „See on ajalooline taak, koputamise kultuuril on halb maitse, samas aitavad vihjed ettevõtte protsesse paremaks muuta,“ arvas Kaldamäe. Lisaks kardetakse, et kui vihjeliin sisse seada, hakkab liiga palju teateid tulema. „Tegelikkuses pole ma kuulnud, et kellelgi neid palju tuletakse, pigem tahtetakse lõpuks isegi rohkem teada saada, kui ollakse valmis vihjama,“ kummutas Kaldamäe ka selle müüdi.
Ühe hirmuna toob Kaldamäe esile ka selle, et kardetakse poriloopimist. „Siin on abiks hästi üles ehitatud uurimisprotsess, sel juhul ei tule alusetutest poriloopimise katsetest kellelegi kahju, lisaks vihjeandjale tuleb kaitsta ka seda, kelle kohta vihje käis,“ sõnas ta. Paalberg on veendunud, et kõik hirmud on ületatavad ja siin on tähtsad kommunikatsioon ning süsteemi läbipaistvus. „Kõik töötajad peavad teadma, kuidas vihjeid menetletakse, kes nendega tegelevad ja kuidas on tagatud nende turvalisus, nii suureneb usaldus süsteemi vastu,“ usub ta. Ekspert rõhutab, et kui vihjeid ei tule, siis ei tähenda see, justkui kõik oleks korras, vaid pigem puudub usaldus süsteemi vastu.
„Vihjete kogumine on levinuim viis, kuidas pettusi ja rikkumisi tuvastatakse, tee vihjeandmine lihtsaks ja mugavaks, kaasa juhte ning võtta erinevaid arvamusi arvesse, määra ka vastutav isik, kes vihjeliini käigushoidmise eest vastutab,“ jagas ta lõpetuseks nõuandeid. „Nii on tõenäosus, et probleemid kerkivad esile kiiremini, kui isegi mistahes siseaudiitor neid tuvastada jõuab,“ lõpetas ta.
Kui Teil on sarnased väljakutsed ja Teil tekkis küsimusi, võtke palun ühendust meie spetsialistidega.
