Palgaarvestus

Kasvav trend – palgaarvestuse teenusena sisseostmine

Terje Liiv Terje Liiv

Palgaarvestus on paljude ettevõtete jaoks endiselt valdkond, mis nõuab palju aega, pühendumust ja konfidentsiaalsust ning ka täiendavat finantseeringut tehnoloogiasse ja tööjõukuludesse.

Maailmas muutub palgaarvestuse teenusepakkujalt sisse ostmine üha tavalisemaks. Grant Thornton viis hiljuti läbi uuringu, kus osales 2517 ettevõtet 36 riigist üle maailma. Uuringust selgus, et 25% ettevõtetest juba ostab palgaarvestuse teenust sisse ja 9% ettevõtetest plaanib seda tulevikus teha. Trendiga kaasas käimiseks on maailma üks suurim palgaarvestuse teenusepakkuja ADP laiendanud oma tegevust enam kui sajasse riiki, et pakkuda palgaarvestuses tuge globaalsetele ettevõtetele, kes laienevad uutele turgudele.

Samas ei ole palgaarvestuse usaldamine professionaalsetele teenusepakkujatele ainult suurettevõtete pärusmaa. Võimekus teha nii väikeste kui ka suurte ettevõtete palgaarvestust on professionaalsete teenusepakkujate üks olulisi eeliseid. See tähendab, et partner on võimeline kasvama koos ettevõttega ja suudab ühtviisi hästi hakkama saada nii 10 kui ka 100 töötaja palgaarvestusega. Selline partner aitab teie äril kasvada ja suudab olla nõuandjaks seal, kus ise võite hätta jääda.

Palgaarvestuse partnerile usaldamine annab ettevõttele järgmised hüved:

  • Vabastab aega ja ressursse, et ettevõtte võtmetöötajad saaksid keskenduda oma põhitegevusele.
  • Annab juurdepääsu tehnoloogiale ja teadmistele, mis tagavad täpse ja õigeaegse palgaarvestuse.
  • Vähendab palgaarvestusega seotud kulusid ja riske.

Usaldusväärsus tööandjana

Palgaarvestus on keerulisem kui esmapilgul tunduda võib. Lisaks igakuistele palgamaksetele tähendab see lisatasude ja puhkusetasude arvestust, deklaratsioonide esitamist, seadusandluse tundmist ning ühtlasi ka tehnoloogiat, mis suudab ajaga kaasas käia. Oluline on ka oskus konfidentsiaalset infot käsitleda. Inimesed on ettevõtte kõige suurem väärtus ja palgaarvestus on üks olulisemaid komponente, mis defineerib tööandja ja töötaja vahelise suhte. Õigeaegne ja täpne palgaarvestus on elementaarne. Samas kahandavad eksimused palgaarvestuses tööandja usaldusväärsust. Inimliku eksimuse või puuduliku seaduste tundmise tõttu tekkivad vead võivad pikemas perspektiivis ettevõttele kalliks maksma minna.

Suurem konfidentsiaalsus, vähem riske

Nii palgaläbirääkimised kui ka töölepingutes sisalduv info peaks jääma vaid tööandja ja konkreetse töötaja vahele. Siiski on kahjuks liiga sagedane olukord, kus konfidentsiaalne palgainfo lekib, tekitades sellega ettevõttes täiendavaid pingeid ja probleeme.

Usaldades palgaarvestuse välise partneri hooleks, on teil teenuseosutajaga võimalik kokku leppida, et palgaülekanded laeb koondmaksena panka üles teenuseosutaja või otsustate hoopis tervikteenuse kasuks, kus palgamaksed tehakse teenusepakkuja pangakonto vahendusel. Sellega vähendate oluliselt riski, et palgainfo satuks valedesse kätesse.

Hoia kokku väärtuslikke ressursse

Suurimateks plussideks palgaarvestuse sisseostmisel on aja ja raha kokkuhoid. Palgaarvestus on aeganõudev töö, mis võib raamatupidajal, kes peab samaaegselt korras hoidma ka firma finantsasjad, võtta tunde väärtuslikku aega. Samuti on väikeettevõtte juht sageli sunnitud lisaks oma äri arendamisele leidma aja, et ise töötajatele palka arvestada. Kuigi esmapilgul võib tunduda, et ise palgaarvestuse tegemine on kuluefektiivsem kui selle töö usaldamine professionaalidele, siis reaalsus on tihti vastupidine. Pikas perspektiivis on ettevõttele kasumlikum, kui võtmeisikud saavad keskenduda oma põhitegevustele ning palgaarvestus jäetakse spetsialistide hooleks.

Väikeettevõtete jaoks on kõige suurem pluss palgaarvestuse sisseostmisel just aja kokkuhoid. Suurtele ettevõtetele võib palgaarvestuse sisseostmine anda märgatava kokkuhoiu tööjõukuludelt, kuna pole vaja palgal hoida tervet meeskonda palgaarvestajaid. Sageli on vaja palgaarvestust teha limiteeritud ajaga. Teenusettevõttel on ressurssi, et kaasata lühiajaliselt kliendi palgaarvestusse mitu inimest, samas muretsemata, et ülejäänud ajal kuus pole palgaarvestaja töökoormus piisav.

Samuti on tänases turusituatsioonis vältimatu palgakulude kasv ja see omakorda mõjutab otseselt või kaudsemalt ka ettevõtte kasumit.

Juurdepääs tehnoloogiale ja teadmistele

Ettevõtete palgaprotseduurid on erinevad ja seepärast võib uue töötaja kurssi viimine olla tihti vaevarikas.

Kui olete leidnud endale usaldusväärse ja professionaalse partneri, siis annab see juurdepääsu teadmistele, mis oma ettevõttes ehk muidu puuduvad. Palgaarvestuse teenuse pakkujad vastutavad selle eest, et nende töötajad oleks alati kursis viimaste seadusemuudatustega. See ühtlasi tähendab ettevõttele lisaks suurenenud teadmistepagasile ka kokkuhoidu koolituskuludelt. Lisaks ei pea ettevõtte juht muretsema, et osa infot läheb koos töötaja lahkumisega kaduma. Professionaalne teenusettevõte võtab vastutuse selle eest, et ka palgaarvestajate vahetumisel oleks uuel töötajal olemas kogu info korrektse palgaarvestuse tagamiseks.

Sama olulised kui teadmised, on palgaarvestuses tehnoloogia. Palgaarvestuse programmide juurutamine võib ettevõttele tähendada sageli planeerimata kulutusi ning ühtlasi ei teata, millist programmi eelistada. Professionaalsed teenusepakkujad töötavad sageli erinevate programmidega ja suudavad ettevõtte vajadustest lähtuvalt valida sobiva programmi palgaarvestuseks. Teie ettevõte saab seeläbi juurdepääsu parimale tehnoloogiale täiendavate kulutusteta.