„Tegevuste ja kulude juhtimiseks muudetakse eelarve tavaliselt üsna detailseks, et saaks kulud erinevate tegevuste ja toodete vahel ära jagada, siia lisandub juhtimisarvestus, kus juhi lauale tuuakse valdkonnapõhised andmed, et ta saaks teha võimalikult informeeritud otsuse,“ rääkis arvestusekspert Kaido Vetevoog eelarve tegemisest.
Vetevoo hinnangul on eelarve koostamisel kõige tähtsam, et prognoosid oleks realistlikud. See on oluline ka klientidele lubaduste andmisel. „On loomulik, et klient soovib kõike kiiresti ja odavalt ning konkurentsiolukorras soovitakse seda talle sageli ka pakkuda – samas unustatakse ära, et kliendi jaoks on väga oluline ka see, et lubadusi täidetaks,“ viitas ta sellele, et andmepõhine otsustamine aitab vältida valelubaduste andmist.
Grant Thornton Balticu IT-lahenduste ekspert Vladimir Rüntü leidis, et sageli nõuab otsustusprotsess terviklikke andmeid ning suuremat pilti. Selle loomiseks tuleks firmat puudutavad andmed koguda ja säilitada erinevate rakenduste ja programmide väliselt ühtses andmeaidas. „Kui need on koos, saab nende abil luua seoseid ning seda vajaliku detailsusega ja kiiresti, andmeaidas reeglina ka korrastakse andmeid,“ rääkis ekspert.
Lisaks aitab kõhutunde järgi otsustamise asendamine andmepõhisega ettevõtetel paremini konkurentsis püsida. Näiteks tuleb tarkasid otsuseid teha olukorras, kus tootmise sisendhinnad ettevõtete jaoks kallinevad. „Tihti tuleb otsustada, kas optimeerida koguseid või leida odavam sisend ja muutusele tuleb reageerida kohe, sest ainult nii saab aastaks prognoositud tulemust kohe suunata,“ viitas Vetevoog ärianalüüsi olulisusele.
Andmeanalüüs pakub näiteks veel võimalust aru saada, kui mõni ettevõtte klient hakkab tema juurest lahkuma. „Siis on võimalik kohe talle helistada ning uurida põhjusi, miks ta lahkub, mis teenusega valesti on või miks ta rahul ei ole,“ selgitas Rüntü. „Samuti aitab andmeanalüüs välja selgitada kahjumlikud kliendid, kes oleks mõistlik minema lasta.“
Veel on võimalik andmete pealt näha, milline on töötajate ja masinate efektiivsus. „Näiteks kui palju üks inimene või masin töötas,“ rääkis Vetevoog. „Siis saab otsustada, kas mõni masin vajab täiendavat hooldust,“ tõi ta näite.
Samas tuleb paralleelselt jälgida, et andmeanalüüs liiga energiamahukaks ei muutuks. „Kui analüütikul kulub enamik ajast andmete sisestamiseks ja analüüsiks aega ei jää, siis on aeg midagi paremaks muuta,“ rääkis Rüntü. Ta tõi näite, et ühel hetkel muutub andmemaht Exceli jaoks liiga keeruliseks ja sel juhul tuleks vaadata alternatiivsete andmeanalüüsi pakkuvate tarkvarade poole.
Rüntü nimetas alternatiividena Microsofti pakutavat Power Bidi, aga ka näiteks Qlikview’d, mis võimaldab andmeid paremini visualiseerida. Lisaks on oluline võimalikult palju andmeanalüüsist automatiseerida. „Sel juhul kaovad ära inimfaktor ja inimliku vea oht ning andmete liikumine on stabiilsem ja struktureeritum,“ selgitas ta.
Süstematiseeritud andmed muudavad Vetevoo sõnul otsustamise kiiremaks. „Saab automaatselt kas või igal hommikul juhi meilile andmed saata, et ta näeks kas või seda, kuidas eelmine päev läks,“ tõi ekspert näite. „Infot on võimalik juhtida ning kõrvalekalletele koheselt tähelepanu pöörata.“
Keskmine kulu, mille professionaalne andmeanalüüsitarkvara ettevõttele kaasa toob, on umbes 100 eurot kuus kasutaja kohta. „Aga erinevatel perioodidel on vajadused erinevad ning vastavalt sellele saab ka pakette vahetada ja kulu mõistlikuks kujundada,“ teadis Vetevoog.
Kui andmeid on piisavalt, saab Vetevoo hinnangul koostada tegevuspõhist eelarvet. „Selle põhimõte on lihtne, kõigepealt võetakse kulud ja vaadatakse, milliseid tulusid nende eest on võimalik saada,“ selgitas ta. „Kulud jaotatakse erinevate meetmete vahel ära ning hiljem hinnatakse, kas midagi oli mõistlik teha või mitte, st kas loodetud tulemus saavutati.“
Tegevuspõhist eelarvet kasutab alates eelmisest aastast ka riik. „Ideaalis peaks see aitama riigil otsustada, mida on riigil mõistlik endal teha ja mida teenusena erasektorist sisse osta,“ ütles Vetevoog. „Kahjuks veel tegelikkuses see nii ei toimi ja praktiline väljund jätab soovida.“
Rüntü tõi välja, et riigieelarves kasutatavate andmete hulk on väga mahukas ning nii tuleks ka siin kasutada lahendusi, mis võimaldaks need riigikogu liikmeteni viia elektroonsel kujul. „See ei ole keeruline ja seda saaks teha valdkonnapõhiselt, nt haridust, riigikaitset, aga ka riigisaladuste alla kuuluvaid valdkondi eraldades,“ lõpetas ekspert.
Kui Teil on sarnased väljakutsed ja Teil tekkis küsimusi, võtke palun ühendust meie spetsialistidega.
