Kvaliteedijuhtimissüsteem

Kvaliteedijuhtimissüsteem – uhke paber seinal?

Kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamise mõte ei ole fuajeesse uhke paberi riputamine, vaid tagamine, et organisatsiooni protsessid toimivad efektiivselt ja nõuetele vastavalt.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifitseerimine tähendab maailmas tunnustatud standardite järgimist, mis on suunatud kõigepealt asutuse klientidele ja annab neile kindlust, et toode on valmistatud ettenähtud protseduuri järgi. Näiteks autot ostes annab kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifikaat inimesele kindluse, et meistrid panid kõik detailid kokku vastavalt ettekirjutusele. See ei tähenda, et toode on halb või hea või sobib kliendile rohkem kui teised. See näitab, et asutuses on olemas protsesse reguleerivad dokumendid, mis näevad ühe või teise tegevuse puhul ette konkreetseid samme.

Kliendi jaoks on kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifikaat positiivne märk ostetud toote kohta, kuid asutusele on see üldiselt suur lisapaberite täitmise koormus, mida tavaliselt ilma tõhusa sisekontrollisüsteemita ei tehta. Kusjuures sageli tehakse sertifikaat mitte sellepärast, et tahetakse omada head sisemist protsessijuhtimist ja seeläbi efektiivsust, vaid seetõttu, et tegemist on auküsimusega. See, mis toimub (re/vahe)sertifitseerimise vahel, ei ole kahjuks  sageli ettevõtte huviorbiidis.

Omaloodud sisekontrollisüsteemi põhiväärtus

Sisekontrollisüsteem on tegevused, protsessid, protseduurid, korrad jms, mis tagavad juhile kindlustunde, et kõik on kontrolli all ja ükski riskantne aspekt ei jää märkamata. Omaloodud sisekontrollisüsteemi põhiväärtus seisneb just selles, et süsteem on loodud täielikult asutuse vajadustele vastavalt ning seda saab rakendada endale sobival viisil ja määral. Asutuse omanikud ja juhid võivad valida kõige kriitilisemad valdkonnad ning investeerida oma ressursse ainult selles kitsalt valitud suunas.

Tegelikult on mingisugune sisekontrollisüsteem ja kontrollikeskkond alati olemas, sõltumata sellest, kas soovime seda või mitte. Selle erinevus kujundatud sisekontrollisüsteemist on efektiivsuse ja kujunduse tasemes – kas see on nõrk ja keegi ei tea selle olemasolust midagi või on see tugev ja igaüks teab, mida ja kuidas ta eesmärkide saavutamiseks tegema peab.

Tähelepanu tuleb pöörata sellele, et töö oleks suunatud asutuse, mitte üksikisiku eesmärkide saavutamisele. Kõige olulisem on, et tõhus sisekontrollisüsteem teeb kindlaks mitte ainult protseduurireeglite olemasolu, nende kirjelduse korrektsuse ja seadustele vastavuse, vaid ka nende reeglite mõistmise ning järgimise. See saavutatakse kontrollimeetmete rakendamise ning testimisprotseduuridega, mida teevad siseaudiitorid.

Milline on siseaudiitori roll?

Siseaudiitor peaks olema spetsialist, kes kindlustab sõltumatu ja objektiivse hindamise asutuse tegevustele ning annab nõu protsesside juhtimise parendamiseks. Kvaliteedijuhtimissüsteemi auditite puhul kasutatav mõiste “siseaudit” on ainult üks audiitortegevuse seaduse alusel töötavate siseaudiitorite töö osa ning asutus ei tohi ISO auditeis väita, et neil tehakse siseauditit selle täielikus mõistes. Ainult kvaliteedijuhtimissüsteemi auditiga ei saa asutustes, kus siseaudit on seadusega nõutud, seda nõuet täidetuks arvestada.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi standardites defineeritud siseauditi mõistet saab niisiis kasutada üksnes kvaliteedijuhtimissüsteemi standarditele vastamise ja sertifitseerimise raames, mis katab ainult väikese osa siseauditi ülesannete hulgast. Kuid siinkohal tekib läbiviidavate siseauditite kvaliteedi ja objektiivsuse küsimus. 

Oma töötajate kasutamine siseaudiitorina

Mõned asutused leiavad, et siseauditit võivad läbi viia oma töötajad, kellel on igapäevaselt teised tööülesanded. Oma töötajate siseaudiitorina kasutamisel seisneb suur oht selles, et töötajad, kes on seotud auditeeritud protsessiga, pole sõltumatud. Samas pole töötajatel, kes on võetud auditeerima teistest osakondadest, piisavaid teadmisi teise valdkonna hindamiseks. Ma usun, et lugejate seas ei ole  kedagi, kes ei teaks mõnda sertifitseeritud asutust, kus auditite käigus ei oleks veenva ja ladusa jutuga audiitorit ära lollitatud. Siit tuleb ka välja üks oluline erinevus – audiitortegevuse seaduse alusel auditeid läbiviivad audiitorid ei anna kunagi hinnangut ainult intervjuu või ühe tõendi alusel.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi mõte

Iga vahend on hea siis, kui osata seda kasutada. Oma asutuse töötajate kasutamist sisekontrollisüsteemi ülevaatamiseks, seireks ja arendamiseks ei tasu välistada. Mitte keegi ei tea asutuse igapäevaseid probleeme ja nõrkusi nii hästi nagu töötajad ise. Juhul kui nende vastutusalasse kuulub asjakohane osa kontrollide arendamisest, on inimestel selle suhtes ka motivatsioon. Kui tagada kvaliteetne koolitus ja nõustamine töötajatele, kes tegelevad asutuses kvaliteedijuhtimissüsteemide ja -protsessidega, võivad tulemused olla üsna head. Kuid kõige olulisem on mõista, et kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamise mõte ei ole fuajeesse uhke paberi riputamine, vaid tagamine, et organisatsiooni protsessid toimivad efektiivselt ja nõuetele vastavalt.

Autor: Siiri Antsmäe