Palgaarvestuse alginfo ei tule raamatupidamisest. See sünnib personalitöötaja laual: tööajagraafikud, tööajaarvestus, puhkused, haiguslehed, lisatasud, lähetused. Ometi on korrektne palgaarvestus töötaja ja tööandja vahelise usalduse võtmetegur.
Personalijuhtimise seisukohast tundub tööajaarvestus vahel kui imeväike kild kogu personalijuhtimisest ning sobiliku HR-tarkvara valikukriteeriumitest, ent just see killuke on palgaarvestuse kvaliteedi peamine pudelikael. Meie küsime HR‑tarkvara valikul alati, millist infot vajab raamatupidaja, et palgaarvestus oleks iga kord kiire ja õige?
Mida näeme praktikas?
- Reeglid peavad elama süsteemis, mitte inimeste peas. Summeeritud tööaja perioodid, öö- ja puhkepäevatöö ning ületundide koefitsiendid peavad olema kirjeldatud, süsteemselt paigas ning tarkvaras seadistatud. Kui see nii pole, tuleb andmed sisestada käsitsi ja see suurendab vigade tekkimise ohtu.
- Andmed liiguvad, aga ei ole pearaamatus. Kui andmete eksportimisega ei tule kaasa komponente ja dimensioone (üksus/projekt/objekt), jääb jaotus käsitööks, mis tähendab, et palgaarvestusele kulub oluliselt rohkem aega.
- Kinnitused venivad. Aitab selge aja kokkuleppimine, millal konkreetse perioodi palgaarvestus lõpetatakse (cut-off), samuti konkreetne kinnitusring (juht → personalijuht) ja automaatsed kontrollraportid.
- Auditijälg on nõrk. Abiks on see, kui palgamuudatuste tegemisele kehtestada nn nelja silma printsiip ja tarkvaras tagada nähtav muudatuste logi.
Mille järgi otsustada HR-tarkvara „palgasõbralikkus”?
- Andmemudel ja reeglistik – kas tööaja liigid on eristatavad (öötöö, riigipühal töötamine, ületunnid, valveaeg) ja tasu arvestamiseks on võimalik lisada kindlaid koefitsiente?
- Töövood ja cut‑off – mitmeastmeline kinnitamine, perioodi lukustus. Kas on võimalik määrata erinevatele gruppidele erinevaid õigusi?
- Integratsioon – kas erinevad tarkvarad (nt palgaarvestus- ja HR-tarkvara) on liidestatud niimoodi, et ühest tarkvarast teise liiguvad kõik olulised andmed (nt palgakomponendid). Kas eri tarkvarad sobituvad või neid saab kohandada raamatupidamise kontoplaaniga?
- Eelnev valideerimine – vead (kattuvad graafikud, märkimata tasuliigid, kinnitamata sündmused).
- Info turvalisus ja isikuandmete kaitse üldmäärus – rollid, ligipääsud, isikuandmete kaitse, auditijälg.
- Kasutatavus – paindlik sisestus, arusaadavad veateated, tarkvara tugi?
Raamatupidaja miinimumsisend (praktiline nimekiri)
- Tööaeg liikide lõikes: tava‑ ja öötöö, puhkeajal ja riigipühal töötamine, ületunnid (1,25/1,5), valveaeg ja väljakutse.
- Sündmused: puhkused (saldo, liigid), töövõimetuslehed (periood + kood), lähetused (päevarahad, kulud).
- Palgakomponendid ja kontoplaan: üheselt kaardistatud koodid, sh erisoodustused ja kinnipidamised.
- Dimensioonid (üksus/objekt/projekt/tegevuskoht): need on kohustuslikud ja andmed tulevad HR-tarkvarast raamatupidamistarkvarasse eksportides kaasa.
- Arvestuskalender: periood, lukustus, maksepäev.
- Tegevuste logi: kes, kuidas ja millal kinnitas või muutis.
- Aruanded: maksefail, mis ühildub pangaga, TSD andmefail, pearaamatu import, palgalehed.
Kuidas me seda teenusena pakume ja miks ettevõtted meid valivad?
Grant Thornton Baltic teeb palgaarvestust nii mõne töötajaga kui ka sadade töötajatega ettevõtetele. Me kohandame mahu ja töökorralduse vastavalt kliendi spetsiifikale ning kaasame vajadusel maksu‑, õigus‑ ja ärinõustajad, et pakkuda terviklahendust. See tagab õigeaegse ja korrektse palgaarvestuse ka siis, kui keegi puhkab või haigestub, ning hoiab ära andmelekked ja vastavusriski – me töötame turvaliste palgatarkvaradega ja hoiame end kursis töö‑ ja maksuseaduste muudatustega (sh hoiame tarkvara ajakohasena). Kliendid toovad pikaajalise koostöö põhjustena välja kiiruse, korrektsuse, usaldusväärsuse ja personaalse lähenemise.
Väike kontrollnimekiri raamatupidamise ja HR-tarkvara koostööks
- Tööaja liigid on süsteemis eristatavad ja reeglid on tarkvaras seadistatud.
- Puhkused ja haiguslehed liiguvad kinnitustega HR-tarkvarast raamatupidamisse → palk ja cut‑off on paigas.
- Palgakomponendid on kaardistatud ning kontoplaani ja dimensioonide määratlemine on kohustuslik.
- Enne andmete eksportimist tehakse automaatne kvaliteedikontroll.
- Maksefail, TSD‑fail ja pearaamatu import tekivad automaatselt.
- Tundlike muudatuste jaoks kehtib nelja silma reegel ja tarkvaras on olemas tegevuste logi.
Millest alustada, kui kaalud palgaarvestuse teenuse sisseostu või lihtsalt protsessiuuendust?
- Protsessikaardistus: sündmus → kinnitused → reeglid → eksport → pearaamat/TSD.
- Palgakomponentide kataloog: lühike, üheselt mõistetav, vastab juhtimisaruannetele.
- Reeglite seadistamine: öötöö, riigipühad, ületunnid, summeeritud tööaja perioodid, puhkusetasu metoodika.
- Service Level Agreement ehk teenustaseme kokkulepe ja cut‑off: kindlad tähtajad töötajale, juhtidele ja personalijuhile.
- Integratsioonid: liidestused ja andmete eksportimine palgakomponentide ja dimensioonidega; makse‑ ja pearaamatufailid.
- Paralleelne testimine ja koolitus: üks-kaks perioodi, vigade analüüs, koolitus juhtidele ja personalitöötajatele.
Mida eelnevast õppida?
Kui palgaarvestus on õigesti tehtud, on kõik igav parimas mõttes. Just sellist igavust tasub sihtida: andmed liiguvad ühest süsteemist teise, reeglid elavad tarkvaras, kinnitused tehakse õigel ajal ja pearaamatu kanded tekivad ilma käsitööta. Tööajaarvestus ei ole pelgalt tabel tundidega, vaid palgaarvestuse sisend, mis ehitab usaldust töötaja ja tööandja vahel.
Kui tunned, et sinu ettevõtte protsessides on liiga palju agasid – viimase hetke kinnitused, kordusmaksete vajadus, puudulik auditijälg, Exceli „päästerõngad“ ehk vigade parandamiseks tehtavad lisaarvestused Exceli tabelites –, siis on aeg teha järgmine samm. Väike muudatus HR-tarkvaras või kinnituste rütmis võib tähendada suurt võitu kogu organisatsioonile: vähem vigu, vähem vaidlusi, paremad aruanded ja rohkem aega päris tööks.
Kui soovid, võtame teekonna koos ette. Kaardistame protsessi, paneme reeglid süsteemi, kaardistame võimalikud integratsioonid ning testime koos, kuni palgaarvestus on iga kord korras. Kui soovid, et kohandaksime oma parimad praktikad sinu ettevõtte kontoplaani, HR-tarkvara ja raportitega, anna märku – teeme mustandist sinu ettevõttele sobiva juhendi.
Grant Thornton Baltic pakub palgaarvestuse protsessi kaardistust, reeglite seadistust, integratsioonide testimist, palgaarvestuse paralleelteste ja koolitust, et palgaarvestus toimiks rutiinselt ja õigesti. Loomulikult pakume ka täislahendust HR toest kuni palgateatisteni.
