Miks parimad auditid sünnivad siis, kui klient ja audiitor mängivad samas meeskonnas?

Audit ei ole küsimuste-vastuste mäng, kus audiitor küsib ja klient püüab võimalikult kiiresti vastata. Parimad auditid sünnivad siis, kui mõlemad pooled mõistavad, et neil on erinevad rollid, kuid sama eesmärk: jõuda õigete faktide, korrektse aruandluse ning kvaliteetse ja sujuva auditini. 

Samas meeskonnas olemine ei tähenda muidugi audiitori sõltumatusest või professionaalsest skeptitsismist loobumist – see tähendab head koostööd erinevate rollide piires.

Mõista, miks midagi küsitakse

Hea koostöö algab sellest, et mõlemad pooled mõistavad mitte ainult seda, mida küsitakse, vaid ka seda, miks küsitakse. Kui audiitor palub kliendilt materjale või esitab küsimusi, aitab koostööle palju kaasa see, kui selgitada, miks seda informatsiooni vaja on. Konteksti andmine loob usaldust, aitab vältida arusaamatusi ning säästab mõlema poole aega. Samal ajal peab audiitor säilitama kutsealase skeptitsismi ja kontrollima saadud infot. 

Sama kehtib ka vastupidi. Kui klient ei saa midagi esitada täpselt sellisel kujul, nagu audiitor palus, on kasulik selgitada, miks see võimalik ei ole või miks vastust anda ei saa. Näiteks kui infosüsteem ei võimalda küsitud väljavõtet soovitud kujul koostada, saab audiitor hakata kohe mõtlema alternatiivsele lahendusele, mis aitaks jõuda eesmärgini. 

Tähtaegadest kinnipidamine pole lihtsalt viisakus

Auditi sujuvaks kulgemiseks on mõlemal poolel oluline kokkulepitud tähtaegadest kinni pidada, sest see aitab kõigil tööd planeerida. Audiitor saab oma töö kavandatud ajal ära teha ainult siis, kui klient saadab küsitud materjalid kokkulepitud ajaks ning on auditiperioodil küsimustele vastamiseks kättesaadav. Kahjuks tuleb mõnikord ette olukordi, mil auditimeeskond jääb kliendilt ootama dokumente või vastuseid ning töö jääb osaliselt seisma. Kui aga materjalid ja vastused lõpuks saabuvad, siis suure tõenäosusega ei saa töö kohe jätkuda, sest auditimeeskondade töö on hooajaline ning perioodil, mil teeme kõige aktiivsemalt klientidega koostööd, on audiitorite töögraafik pilgeni täis. Kokkuvõttes võib jääda töösse pikk paus ja selle tõttu tuleb alati arvestada, et kui kokkulepitud ajal ei saa materjale edastada, ei saa enam kehtida ka alguses kokkulepitud tähtajad. 

Vahel tekib siiski olukordi, kus algselt kokkulepitud plaani tuleb muuta. Sellisel juhul on kõige olulisem varakult teada anda, kui plaan muutub. „Me ei jõua reedeks, aga saame esmaspäevaks“ on auditimeeskonna jaoks palju väärtuslikum info kui reedel saabuv vaikus.

Meeskonnas ei saa üks mängija öelda, et tema annab palli edasi siis kui talle sobib, sest kogu ülejäänud mäng sõltub sellest.

Hea audit algab tegelikult enne auditi algust

Suure osa võimalikke koostööprobleeme saab ennetavalt läbi arutada juba enne intensiivse auditiperioodi algust. Mida varem on mõlemale poolele teada kogu vajalik info, seda vähem aega kulub auditi käigus „tulekahjude kustutamisele“. 

Näiteks tasub juba eelnevalt kokku leppida, kes on peamised kontaktisikud ja kelle poole saab pöörduda konkreetsete valdkondade küsimustega. Samuti on kasulik teada, millal võtmeisikud puhkavad või muul põhjusel eemal viibivad. See aitab audiitoril paremini planeerida, milliste valdkondadega alustada ning millal tuleks olulisemad küsimused esitada, et kliendil jääks piisavalt aega neile vastuste leidmiseks.

Oluline on ka varakult välja selgitada, milliste dokumentide või väljavõtete koostamine võib võtta tavapärasest rohkem aega. Seda ei ole alati võimalik ette näha, kuid mida varem võimalikest viivitustest teada antakse, seda lihtsam on mõlemal poolel oma tööd ümber planeerida.

Audiitorid on väga tänulikud raamatupidajatele, kes enne ebatavalisemaid tehinguid või kandeid arutavad need audiitoriga läbi. Nõnda on võimalik koostöös saada kindlus kajastamise vastavuses RTJ-le ning audiitoril on võimalik see info talletada hilisemaks auditiprotseduuriks. 

Julgustame finantsosakonda audiitori ja juhtkonna kohtumiseks läbi mõtlema, kas ettevõttes on aasta jooksul toimunud olulisi muudatusi. Näiteks võivad muudatused süsteemides, protsessides, struktuuris või olulistes tehingutes tähendada, et varasematel aastatel kasutatud auditiprotseduurid ei ole enam täielikult rakendatavad ning audiitor peab välja töötama uue lähenemise.

Hea ettevalmistus ei tähenda, et auditi käigus üllatusi ei teki. Küll aga tähendab see, et võimalikult suur osa neist on juba enne läbi mõeldud.

Probleem ei pea muutuma konfliktiks

Koostöö tugevust näitab kõige paremini see, mis juhtub siis, kui midagi läheb valesti. 

Auditi ajal tuleb paratamatult ette pingelisemaid hetki. Töökoormus on suur, mõni lubatud fail võib ununeda ning napisõnaline e-kiri tunduda teravam, kui saatja seda mõtles. Audiitor võib küsida midagi, millele klient arvab end juba vastanud olevat, või klient ei pruugi kohe mõista, miks sama teema juurde tagasi tullakse. See kõik on tavapärane.

Hea koostöö ei tähenda seda, et probleeme kunagi ei teki. Hea koostöö tähendab seda, et probleemidest ei tehta isiklikke probleeme.

Kõigil juhtub apsakaid ja arusaamatusi. Oluline on see, kuidas me nendest välja tuleme – kas mõlemad pooled võtavad ründava positsiooni või mõistetakse, et kõik teevad vigu, ning liigutakse edasi. Samas meeskonnas mängivad inimesed võiksid võimalusel valida teise variandi.

Sellise suhtumisega saab paremini tagada pikaajalise koostöö püsimise. Parimad meeskonnad ei teki ühe mänguga – need kujunevad aja jooksul. Sama kehtib kliendi ja audiitori koostöö kohta.

Ühine eesmärk, erinevad rollid

Vahel võib auditit tajuda olukorrana, kus audiitor „otsib vigu“ ja klient „kaitseb ennast“. Sellise lähtepunktiga tekib väga kiiresti „meie ja nemad“ dünaamika.

Tegelikult peab audiitor küll olema sõltumatu ja professionaalselt skeptiline, kuid see ei tähenda, et suhtlus kliendiga peaks olema vastanduv. Audiitor võib esitada keerulisi küsimusi ning samal ajal teha kliendiga head koostööd. Mõlema poole huvides on jõuda õigete faktide, korrektse aruandluse ja kvaliteetse auditi tulemuseni.

Auditi kvaliteeti ei määra ainult dokumendid, numbrid ja auditiprotseduurid. Sama oluline on see, kuidas klient ja audiitor omavahel suhtlevad, kokkulepetest kinni peavad ja keerulistes olukordades lahendusi otsivad. 

Ühes meeskonnas olemine ei tähenda seega seda, et audiitor loobub oma sõltumatusest või klient peab audiitoriga alati nõustuma. See tähendab, et erinevaid rolle täidetakse vastastikuse austuse, avatud suhtluse ja ühise eesmärgi tunnetusega.

Hea audit ei ole mäng, mille üks pool võidab ja teine kaotab. Parim tulemus sünnib siis, kui mõlemad pooled mõistavad oma rolli, suhtlevad avatult ja liiguvad sama eesmärgi poole.