Eesti ettevõtluskeskkonna üks tugevusi on läbipaistvus: ettevõtete majandusaasta aruanded on avalikud, nagu ka auditi või ülevaatuse läbinud ettevõtete aruannetes sisalduv vandeaudiitori otsus. Tasub aga teada, et kui majandusaasta aruanne tuleb kõigil ettevõtetel äriregistrile esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu (ka siis, kui äritegevust ei toimunud), siis auditi või ülevaatuse kohustus ei puuduta kõiki ettevõtteid.
Mida peab Eesti ettevõtte omanik või juht teadma audiitorkontrollist, kuidas aru saada, kas audit on kohustuslik, ning kuidas auditiks või ülevaatuseks ette valmistada?
Millal on audit kohustuslik?
See, kas ettevõttel tuleb tellida audit, ülevaatus või ei ole kumbki kohustuslik, sõltub ettevõtte suurusest ehk tema müügitulust, varade mahust ja töötajate arvust. Kõige lihtsam on oma ettevõtte auditi või ülevaatuse kohustus kindlaks teha Grant Thornton Balticu auditikalkulaatori abil. Sisestades ettevõtte müügitulu suuruse, varade mahu ja töötajate arvu, saab kiiresti teada, kas ettevõttel on auditi või ülevaatuse kohustus.
Audit või ülevaatus – mis vahe neil on?
Audit ja ülevaatus on mõlemad finantsaruannete kontrollimise viisid, kuid nende ulatus ja audiitori antav kindlustunne on erinevad.
Audit on põhjalik kontroll. Audiitor hindab finantsaruannetes esitatud infot ja teeb kindlaks, kas see annab ettevõtte finantsseisundist ja -tulemustest õige ja asjakohase ülevaate. Auditi käigus pööratakse tähelepanu ka ettevõtte protsessidele ja sisekontrollidele ning hinnatakse riske, mis võivad põhjustada finantsaruannetes olulisi väärkajastamisi.
Ülevaatus on auditist väiksema ulatusega. Selle puhul kasutatakse peamiselt juhtkonna küsitlemist ja analüütilisi protseduure. Seetõttu annab ülevaatus väiksema kindluse kui audit, kuid aitab samuti hinnata, kas finantsaruannetes võib esineda olulisi vigu või puudusi.
Mõlemal juhul võib audiitor anda ettevõtte juhtkonnale tähelepanekuid ja soovitusi. Seega ei peaks audiitorkontrolli nägema ainult kohustusliku kontrollina, vaid võimalusena saada oma ettevõtte kohta sõltumatut tagasisidet. Just see on põhjus, miks sageli tellivad auditi või ülevaatuse ka need ettevõtted, kellele see seaduse järgi kohustuslik pole.
Audit kui võimalus ettevõtet paremaks teha
Sõltumatu audiitori hinnang annab ettevõtte omanikele, juhtkonnale, investoritele, pankadele ja koostööpartneritele täiendava kindluse, et finantsaruandlus on usaldusväärne ja olulised riskid on tähelepanu alla võetud.
Audiitor võib juhtida tähelepanu ka võimalustele protsesse tõhustada ja automatiseerida. Näiteks võivad e-arved ning ostu- ja müügiprotsesside automatiseerimine vähendada andmesisestuse vigu, kiirendada arveldust ja parandada finantsandmete kvaliteeti.
Samuti võib audiitor aidata ettevõttel märgata vajakajäämisi protsessides, mida oma igapäevatöös enam tähele ei panda – näiteks puudusi sisekontrollis, andmete kvaliteedis või töökorralduses.
Kust leida audiitor?
Oma ettevõttele audiitorit valides tasub vaadata tema kvalifikatsiooni, kogemust, usaldusväärsust ja sedagi, kas audiitoril on ettevõtte jaoks piisavalt aega. Eestis tegutseb umbes 350 vandeaudiitorit ja üle saja audiitorettevõtja, nende kontaktid leiab Audiitorkogu kodulehelt.
Audiitori puhul on väga oluline tema kogemus ja suutlikkus kinni pidada kokkulepitud tähtaegadest. Suuremates audiitorfirmades on koos mitmekümne või -saja inimese kogemus erinevatest olukordadest ja lahendustest. Samuti on suuremates audiitorfirmades võimalik haiguste korral või töötaja lahkumisel teha töögraafikutes muudatusi ja töö ikkagi tähtajaks ja kvaliteetselt valmis jõuda. Sellest tulenevalt on suuremate audiitorfirmade teenuse hind veidi kallim.
Audiitorettevõtete kvaliteedi kohta saab infot Audiitortegevuse Järelevalve Nõukogu korraldatud kvaliteedikontrolli tulemustest, kus audiitorühingud liigitatakse kvaliteedikontrolli tulemuste põhjal nelja klassi: „roheline“ tähendab parimat tulemust ehk audiitorteenuse kvaliteet vastab kõikidele nõuetele, „kollane“, et kvaliteedis esineb ebaolulisi puudusi. „oranž“ ning „punane“ näitavad kõige kehvemat kvaliteedi taset ja seda peab oluliselt täiustama. Audiitor tasub valida roheliste ja kollaste seast.
Lisaks tasub uurida audiitori kohustusliku kutsekindlustuse olemasolu ja suurust, mis tagab audiitorteenuse osutamisega tekitatud otsese varalise kahju hüvitamise. Kindlustuse miinimumsuurus on 64 000 eurot. Arvestades ettevõtete mitmemiljonilisi varade mahtusid ja müügitulu numbreid, ei pruugi audiitori eksimuse korral minimaalsest kindlustusest kahju hüvitamiseks piisata.
Millal audiitori poole pöörduda?
Kui meelepärane audiitor valitud, tasub temaga ühendust võtta aegsasti, eriti arvestades, et audiitoreid on aastatega vähemaks jäänud, kuid töömaht aina kasvab. Siinkohal tasub teada sedagi, et kuna lõviosa Eesti organisatsioonide majandusaasta lõpeb 31. detsembril, langeb ka suur osa audititööst aasta esimesse poolde. See tähendab audiitoritele väga suurt töökoormust ja pikemaid järjekordi. Kuid on ka üks praktiline nipp, mis võib aidata oma ettevõtte auditi ajastada ajale, mil audiitoritel on vähem tööd.
Selleks tasub hooajalise äritegevusega ettevõtetel kaaluda kalendriaastast erinevat majandusaastat. Näiteks turismi-, kaubandus- ja põllumajandusettevõtete ning mitme teise tegevusala puhul võib kalendriaasta lõpust erinev majandusaasta olla praktiline lahendus, sest kui majandusaasta lõpeb ettevõtte jaoks rahulikumal ajal, võib nii aastaaruande koostamine kui ka auditi läbiviimine olla sujuvam. Majandusaasta muutmise kohta saab lähemalt lugeda Grant Thornton Balticu artiklist.
Kuidas auditiprotsess välja näeb?
Auditiks valmistumine algab juba enne majandusaasta aruande valmimist. Audiitor tutvub ettevõtte tegevuse ja majandustulemustega, hindab võimalikke riske ning lepib kokku auditi ajakava ja infovahetuse rutiinid.
Eriti suuremate või keerukamate ettevõtete puhul võib auditiga alustada juba enne majandusaasta lõppu. Näiteks 31. detsembril lõppeva majandusaasta puhul saab audiitor teha vaheauditi sügisel, vaadata üle esimese üheksa kuu tehinguid ja saldosid ning panna paika lõppauditi fookuse. Nii jääb pärast majandusaasta lõppu kontrollida eelkõige viimase kvartali sündmusi ja aastalõpu saldosid.
Enne auditi algust saadab audiitor ettevõttele nimekirja dokumentidest ja andmetest, mida kontrollimiseks vaja läheb. Tavaliselt edastatakse materjalid turvalise failivahetuskeskkonna või auditiportaali kaudu. E-kirjaga audiitorile konfidentsiaalsete dokumentide saatmine on ebaturvaline ja seda tuleks vältida. Alternatiivina tuleks e-kirjaga edastatav tundlik info krüpteerida.
Audiitor hindab muu hulgas ettevõtte finantsaruandlust, olulisi tehinguid, varade ja kohustuste saldosid ning vajaduse korral sisekontrollide toimimist. Kontrolli ulatus sõltub ettevõttest ja audiitori hinnangust sellele, millised valdkonnad võivad sisaldada suuremaid riske.
Kui kontrolli käigus tekib küsimusi või leitakse puudusi, suhtleb audiitor ettevõttega ning palub vajaduse korral täiendavaid selgitusi või dokumente. Ettevõttel on seega võimalus ebatäpsused enne auditi lõpetamist parandada.
Auditi lõpus esitab audiitor oma aruande ning toob vajaduse korral eraldi välja tähelepanekud ja soovitused ettevõtte protsesside või sisekontrollide parandamiseks.
Mida peab ettevõtja ise tegema?
Kõige olulisem on mõista, et audit ei ole ainult audiitori töö. Ettevõtte juhtkonnal ja raamatupidajal on selles samuti oluline roll.
Esiteks peab ettevõtte raamatupidamine olema korras. Näiteks tuleb majandusaasta aruande koostamisel kontrollida varade ja kohustuste saldosid ning veenduda, et need vastavad aruandluse aluseks olevatele põhimõtetele.
Teiseks tuleb audiitorile õigel ajal esitada küsitud dokumendid ja andmed. Mida paremini on vajalik info ette valmistatud, seda sujuvamalt audit kulgeb.
Kolmandaks on oluline audiitoriga avatult suhelda. Kui mõne tehingu või arvestuspõhimõtte kohta tekib küsimus, on mõistlik seda arutada kohe, mitte oodata auditini. Jooksvalt lahendatud küsimus võtab tavaliselt vähem aega kui olukord, kus audiitor avastab probleemi alles aruannet kontrollides.
Kuidas auditiks valmistuda?
Hea ettevalmistus aitab vältida olukorda, kus audiitor ootab ettevõttelt vajalikke dokumente või ettevõte peab auditi käigus alles hakkama vigu parandama.
Kõige mõistlikum on valmistumist alustada juba enne majandusaasta lõppu. Vaadake üle varasemate auditite tähelepanekud ja soovitused ning kontrollige, kas need on lahendatud. Samuti tasub aegsasti üle vaadata olulised saldod, tehingud ja lepingud ning veenduda, et vajalikud dokumendid on olemas.
Erilist tähelepanu tasub pöörata majandusaasta aruande tavapärastele probleemkohtadele. Näiteks võivad vigu tekitada oluliste saldode kohta esitamata lisad, puuduvad või ebakorrektsed viited ja ristviited, oluliste asjaolude – näiteks bilansipäevajärgsete sündmuste – kajastamata jätmine, rahavoogude aruande vead ning seotud osapoolte tehingute ja saldode puudulik kajastamine.
Kõige parem audit on see, milleks ettevõte valmistub kogu aasta vältel. Korrektne igapäevane raamatupidamine, korras dokumendid ja avatud suhtlus audiitoriga aitavad vähendada nii auditi ajakulu kui ka ebameeldivaid üllatusi.
