Iga-aastane audit ei ole pelgalt seadusest tulenev kohustus ja lisakoormus, vaid võimalus saada selge pilt ning kindlustunne ettevõtte finantsseisu ja protsesside toimimise kohta.
Hästi planeeritud ajakava, korras raamatupidamine, läbimõeldud protsessid, korrastatud dokumentatsioon ja toimiv suhtlus audiitoriga muudavad auditi rutiinsest kontrollist väärtuslikuks koostööks. See vähendab riske ja toetab paremaid juhtimisotsuseid ning aitab avastada võimalikke riske enne, kui need muutuvad probleemiks.
Edukaks auditiks on võtmetähtsusega:
- hea ajaplaneerimine ja tähtaegadest kinnipidamine
- korrektne ja läbipaistev raamatupidamine
- toimivad sisemised protsessid ja sisekontroll
- avatud suhtlus audiitori ja ettevõtte vahel
Mis on need tegevused, mis aitavad auditiprotsessi edukalt ja sujuvalt korraldada?
Realistlik ja kooskõlastatud ajakava
Eduka koostöö alus on realistlik ajakava ja selle järgimine.
- lepi varakult kokku auditi ajagraafik ja korralduslik pool (sealhulgas suhtlusviisid ja kanalid) ning järgi seda
- kooskõlasta auditi ajad muude tähtaegadega (nt konsolideerimine, juhatuse koosolekud, omanike ootused, laenulepingute tingimused) ja rõhuta, et tähtajad kehtivad kõigile osapooltele
- jäta piisavalt aega aruandes võimalike paranduste tegemiseks
Mida varem on audiitor kaasatud (nt keerukamate tehingute või uute standardite rakendamisel), seda väiksem on aeganõudvate üllatuste oht auditi lõppfaasis.
Korrektne raamatupidamine ja inventuurid
Audit ei alga aruande koostamise hetkel, vaid sellele pannakse alus igapäevases raamatupidamises.
Oluline on, et:
- bilansi ja kasumiaruande saldod oleks inventeeritud
- raamatupidamisest saab selge ülevaate, millistest tehingutest saldod koosnevad
- saldode ja eriti ühekordsete suuremate tehingute kohta on olemas korrektne alusdokumentatsioon ja tõendusmaterjal
Mida selgemalt on kõik need sammud dokumenteeritud, seda lihtsam on ettevõtjal ülevaadet saada ja audiitoril hinnata finantsandmete korrektsust.
Raamatupidamise sise-eeskirjad ja arvestuspõhimõtted
Iga-aastane audit on ka hea hetk vaadata üle:
- raamatupidamise sise-eeskirjad
- arvestuspõhimõtted (tulu kajastamine, varude hindamine, reservide moodustamine, finantsinstrumentide kajastamine jms)
- kas tegelik praktika vastab dokumenteeritud põhimõtetele
Kui ettevõttes on toimunud muudatusi (uued ärisuunad, IT-süsteemid, ESG-teemade olulisus), tuleks nende kajastamise põhimõtted kirjeldada ka sise-eeskirjades ja aastaaruandes (sh tegevusaruandes).
Sisekontroll ja riskijuhtimine
Auditi üheks fookuseks on ka sisekontrollisüsteem: kuidas ettevõte ennetab vigu ja pettusi ning väldib finantsinfo väärkajastamist.
Kaasaegne sisekontroll hõlmab muu hulgas:
- tööjaotust ja õiguste süsteemi kontrolli (üks inimene ei täida ja ei kontrolli kogu protsessi algusest lõpuni)
- kinnitusringide ja limiitide kontrolli olulisemate tehingute jaoks
- IT-kontrolle (ligipääsuõigused, logid, süsteemsed kontrollid arvutustes ja tehtud muudatuste kontrollimise võimalus)
- regulaarset aruannete ülevaatust juhtkonna poolt
- võimalike riskide kaardistamist ja teadlikku riskijuhtimist
Hästi toimiv sisekontroll ei ole mitte ainult auditi tulemus, vaid aitab ettevõttel igapäevaselt riske vähendada ning hoida protsesse toimivana ka siis, kui juhtub midagi ootamatut.
Ettevalmistus ja materjalide kogumine
Enne auditi algust edastab audiitor nimekirja dokumentidest ja andmetest, mida on vaja kontrolliprotseduuride tegemiseks. Üldiselt toimub see enamasti turvalise failivahetuskeskkonna või auditiportaali kaudu.
Tulemuslikuks ettevalmistuseks:
- kogu ja koosta vajalikud dokumendid juba enne auditi algust (auditi raames sama dokumendi eri versioonide ülevaatus venitab auditiprotsesse, sest samasisulist kontrolli tehakse korduvalt)
- kasuta ühtset failistruktuuri ja loogilisi failinimetusi
- väldi olukorda, kus dokumente hakatakse otsima alles viimasel hetkel
- eelista digitaalselt allkirjastatud ja elektroonilisi dokumente, mis on kergesti jälgitavad ja arhiveeritavad
- küsitu ebaselguse puhul küsi ennetavalt, mitte ära eelda
Kui küsitud materjalid on edastatud kokkulepitud ajaks ja dokumendid on kvaliteetsed, kulgeb audit oluliselt kiiremini ja vähemate korduvate küsimustega.
Jooksev suhtlus audiitoriga
Suur osa auditite ajakulust tekib korduvate küsimuste ja paranduste tõttu. Seda saab oluliselt vähendada, kui:
- keerulisemate tehingute puhul konsulteeritakse audiitoriga enne nende kajastamist
- auditiperioodi jooksul vastatakse küsimustele koondatult ja süsteemselt (nt üks kontaktisik, kes info kokku kogub)
- juhtkond on kursis varasemate auditite olulisemate tähelepanekutega ja annab vajalikud hinnangud õigel ajal
Probleemide lahendamine varajases faasis on alati efektiivsem, kui auditi lõpus avastatud vigade tagantjärele parandamine.
Aastaaruanne: kvaliteet ja sisu enne kiirust
Aastaaruande kontrollimine võib osutuda ajaliselt väga mahukaks auditi osaks, kui aruanne on koostatud kiirustades. Levinumad puudused on:
- puuduvad või ebakorrektsed lisad olulistele saldodele või käivetele
- valed viited ja ristviited aruannete vahel
- oluliste asjaolude (nt bilansipäevajärgsed sündmused, seotud osapooled) puudulik avalikustamine
- rahavoogude aruande vead ning ebakõlad bilansi ja kasumiaruandega
- tegevusaruanne puudub ja jääb aruande valmimisel viimaseks tegevuseks
Mis aitaks?
- võta aruande koostamiseks piisavalt aega
- vaata üle eelmise aasta auditi tähelepanekud ja paranda mullused vajakajäämised juba uue aruande koostamisel
- kasuta võimalusel automaatseid kontrolltabeleid matemaatilise kontrolli, viidete ja ristviidete kontrollimiseks
- hangi info ja koosta mustand tegevusaruandest juba esmaste finantsandmete kogumisel
Aastaaruande projekti ja tegevusaruande esitamine auditi alguses näitab, et ettevõte on eeltöö ära teinud ja saldode õigsust kontrollinud.
Auditi kaust või andmeruum – üks selge infoallikas
Auditi kiiremaks ja läbipaistvamaks korraldamiseks on väga kasulik:
- luua eraldi auditi kaust (või andmeruum pilves), kuhu koondatakse kõik auditiga seotud dokumendid ja lisada sinna nii audiitori küsitud materjalid, aastaaruande projekt, inventuuriaktid, lepingud kui ka juhtkonna hinnangud
- hoida dokumentatsioon ühtses vormingus ja struktureeritult
Selge andmevahetus väldib asjatut erinevatest allikatest otsimise vaeva ning annab parema ülevaate mõlemale poolele.
Vaheaudit töökoormuse hajutamiseks
Kui ettevõtte äritegevus on mahukam, on mõistlik kaaluda vaheauditit (näiteks üheksa kuu andmete põhjal). Alati on soovituslik vaheaudit teha esmakordsel auditeerimisel või audiitori vahetumisel, sest iga ettevõte on omanäoline ning oma nüanssidega.
Vaheaudit aitab:
- hinnata juba toimunud tehinguid ja sündmusi
- läbi rääkida plaanitavad tehingud, mis võivad aruannet oluliselt mõjutada
- paika panna auditi plaan ja olulised riskivaldkonnad
- vähendada lõppauditi ajal tehtava töö mahtu
Kui vaheaudit on efektiivselt tehtud, keskendub lõppaudit peamiselt viimaste kuude tehingutele ja lõplikule aruandele.
Kokkuvõtvalt kümme praktilist sammu edukaks auditiks
- Planeeri audit varakult ja jäta ajakavasse veidi ruumi.
- Hoia raamatupidamine jooksvalt korras ja tee saldode regulaarne inventuur.
- Uuenda sise-eeskirju vastavalt ärimudeli ja riskide muutumisele.
- Tugevda sisekontrolli, et ennetada vigu ja pettusi.
- Valmista küsitud materjalid ette enne auditi algust.
- Suhtle audiitoriga jooksvalt ja korralda suhtlus ühe kontaktisiku kaudu.
- Koosta aastaaruanne kvaliteetselt, mitte kiirustades.
- Kasuta ühtset failistruktuuri ja digilahendusi dokumentide jagamisel.
- Hoia juhtkond kursis auditi käiguga ja teavita võimalikest probleemidest.
- Võta vaheaudit appi, et hajutada töökoormust ja vältida üllatusi lõppauditis.
Nende sammude järjepidev järgimine aitab kujundada auditist koostööpartnerluse, mitte üksnes rutiinse kontrolli ning võimaldab teha auditi kiiremini, väiksema pingega ja parema lõpptulemusega nii raamatupidaja, ettevõtte juhkonna kui ka audiitori jaoks.
