Kuna majanduskeskkond muutub teadmistepõhisemaks, moodustavad immateriaalsed varad järjest olulisema osa ettevõtte väärtusest. Seega on aina olulisem pöörata tähelepanu immateriaalsete varade kajastamisele.
Vastavalt Eesti Raamatupidamise Toimkonna juhendile (edaspidi RTJ) on immateriaalne vara ilma füüsilise substantsita, teistest varadest eristuv mittemonetaarne vara. Immateriaalne põhivara on vara, mida ettevõte kavatseb kasutada kauem kui aasta. Lähtudes olulisuse printsiibist ei kajastata väheväärtuslikke vahendeid bilansis, olenemata nende kasutuseast. Igal ettevõttel on võimalik oma raamatupidamise sise-eeskirjades kehtestada piir, millest kõrgema soetusmaksumusega varasid tuleb bilansis põhivarana käsitleda.
Immateriaalsete varade kajastamiseks ettevõtte bilansis peab vara objekt olema ettevõtte poolt kontrollitav, samuti peab olema tõenäoline, et ettevõte saab objekti kasutamisest tulevikus majanduslikku kasu ning objekti soetusmaksumus peab olema usaldusväärselt hinnatav. Näiteks ettevõtte kodulehte saab käsitleda majandusliku kasu toovana ainult juhul, kui selle vahendusel on otseselt võimalik soetada tooteid või teenuseid. Vastasel juhul tuleb ettevõtte kodulehega seotud kulusid käsitleda sarnaselt reklaamikuludega.
Erinevad kajastamise põhimõtted
Ettevõtte siseselt loodud ning ettevõtte välistelt osapooltelt omandatud samadele varadele kehtivad erinevad kajastamise põhimõtted. Näiteks ei saa immateriaalse varana arvele võtta ettevõtte siseselt loodud brände, kliendinimekirju jm sarnaseid varasid, kuid väliselt osapoolelt soetatud samu varasid on võimalik arvele võtta, kui nende väärtus on usaldusväärselt määratletav. Väliste osapoolte käest või äriühenduse käigus soetatud varade puhul kehtib automaatselt eeldus, et nendest saadakse tulevikus majanduslikku kasu. Samuti saab välistelt osapooltelt soetatud vara õiglast väärtust üldiselt piisava usaldusväärsusega mõõta.
SME IFRS-i (rahvusvaheline finantsaruandluse standard väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele) kohaselt on immateriaalne vara eristatav mitterahaline vara, millel puudub füüsiline vorm. Vara eristatavuse all peetakse silmas, kas seda on võimalik eraldi või koos sellega seotud lepingu, vara või kohustisega ettevõttest eraldada või lahutada, ning müüa, üle anda, litsentsi alusel kasutada anda, rentida või vahetada. Lisaks võib eristatavuse tingimuseks olla see, et immateriaalne vara tuleneb lepingulistest või muudest juriidilistest õigustest, olenemata sellest, kas neid õigusi saab üle anda või eraldada ettevõttest.
SME IFRS-is on täpsustatud, et immateriaalsete varade hulka ei kuulu finantsvarad ega mineraalide kaevandamisõigused ja mineraalvarud, näiteks nafta, maagaas ja muud mittetaastuvad maavarad.
Soetusmaksumuse määramine käib sarnaselt materiaalse põhivaraga
Immateriaalse põhivara soetusmaksumuse määramisel lähtutakse samadest põhimõtetest nagu materiaalse põhivara puhul (RTJ 5, § 13–20). Samuti on RTJ-is detailselt nimetatud kulutused, mida ei saa arvele võtta immateriaalse põhivarana. Näiteks ei saa immateriaalse põhivarana arvele võtta uurimistegevusega seotud väljaminekuid, koolituse, reklaami ja üldisi halduskulusid, kolimise ja ettevõtte ümberstruktureerimisega seotud kulusid ning ka kahjumeid tootmise algfaasis.
Uurimisväljaminekute (ei saa kapitaliseerida) ning arendustegevuste (on võimalik kapitaliseerida) eristamisel lähtutakse põhimõttest, kas läbiviidud uuringute ning teadustöö eesmärk on uute teaduslike või tehniliste teadmiste kogumine või rakendamine. Kapitaliseerida on võimalik ainult uurimistulemuste kulutusi, mida rakendatakse uute toodete, teenuste, protsesside või süsteemide väljatöötamiseks.